長過ぎる会議ー短縮のために。

昨日は、午後びっしり夕刻まで外で、さる会議であった。
ほとんど連日のようにさまざまな会議があり、それへの出席が仕事ではあるのだが、長い会議は耐えがたく苦痛でしかない。私は自分が主催するときは２時間以内と決めている。できれば１時間が良い。それ以上の集中は普通、人間には無理だからである。
議論の場合は別である。人は議論には耐えられる。細事ではなく、とくに重要案件は十分に議論の時間を取らなければならない。堪え難い会議は、延々と報告の続く会議である。ほとんどのものは不要である。事前に書類を配布し、とくに必要な場合のみ、ポイントを絞って報告すれば良いのである。

堪え難い会議を短縮するために整理すると、

１。あらかじめ会議の位置づけや目的（何を確認し、何を決めるのか）を鮮明にする。
ルーチンとして設定されていて、かつアリバイとして開かれる会議は特に要注意。アリバイつくりは聞く方も話す方も焦点がぼけ、苦痛でしかない。テーマのない会議は中止すべし。
２。あえて必要のない口頭報告は全部カットすべし。報告者のための報告は不要である。手元に報告があれば、クイックルックで質問できる。会議前のあらかじめの資料配布が時間全面カットのために必須。参加者にはその心構えが必要。主催する側に取って、後から「聞いていない！」がなければそれでよし。十分な準備が会議短縮には必須。
３。会議は目的の議論に集中すべし。時間がないからといって、肝心な議論を飛ばすのが最悪の会議。ますますフラストレーションがたまる。
４。休憩は必ずとるべし。極めて重要なときこそ、間に休憩を入れてメリハリをつけるべし。意見の食い違うときは調整時間ともなる。休憩なしのダラダラ会議が最悪。
５。予告時間内に必ず終える事。予定時間を超過しても、人の時間を奪っているという感覚がなく、平然と続ける会議。約束の時間を超えたときは、参加者の許可を取るべきだ。

６。何を決め、何を確認したかを必ずまとめること。テーマが繰り返されるのが最悪だ。

会議におけるRobert's Ruleくらいは身につけよう。

それでも、堪え難い時には、
１）出て行くか、２）内職するか、３）寝る、しかない。

昨日の会議は出張費を払い、参加者の給与時給換算で１００万円以上は軽く飛んでいる！それは税金でスゾ！